BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat merupakan bentuk tulisan untuk
menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang, surat merupakan bentuk percakapan
tertulis. Melalui surat isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat
sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan
yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.
Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka
dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat
memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat
surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan
atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat
tersebut.
B. Tujuan
Penulisan
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak
masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik
dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika
cara penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat membedakan
format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
C. Rumusan
Masalah
1.
Apa pengertian dari surat dinas?
2. Apa saja yang menjadi Syarat penulisan surat dinas?
3.
Apa saja jenis-jenis surat dinas?
4. Bagaimana Sistematika dan Struktur Surat Dinas?
5. Bagaimana Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar?
6. Bahasa apa yang sebaiknya digunakan dalam surat dinas?
7. Bagaimana contoh surat dinas?
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Surat Dinas
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara
kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat
oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga
surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi
karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun,
surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua
jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas
harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.
B.
Syarat sebuah surat dinas:
1.
Format dan bentuk surat menarik, yaitu
tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu
langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele.
2.
Bahasa harus jelas, padat, baku, umum,
yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung
perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
C.
Jenis-Jenis Surat Dinas
1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau
permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang
untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk
meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi,
Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman
sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan
kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk
instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat
permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok
sebagai berikut:
a. Identitas pemohon.
b. Isi permohonan.
c. Tujuan dan alasan memohon.
d. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e.
Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
2.
Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu
pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain
yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak
perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari
masalah pokok yang akan diberitahukan.
c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.
3.
Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi
tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas
dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman
kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu
institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi
keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a. data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b. data pribadi pihak vang diterangkan;
c. isi keterangan;
d. keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e. pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
4.
Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata
memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota
berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus
yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut
berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan
dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan
pengirim memo pribadi itu.
D.
Sistematika dan Struktur Surat Dinas
1.
Kepala Surat atau Kop Surat
Disebut kepala surat karena letaknya
berada dibagian paling atas dari sitematika surat dinas. Kepala surat berfungsi
sebagai alamat atau identitas pengirim surat karena dalam kepala surat memuat
nama instansi atau organisasi.
Kepala surat yang lengkap harus berisi :
·
Nama instansi atau organisasi
·
Alamat lengkap
·
Nomor telepon
·
Fax
·
Kode pos
·
Alamat
·
Logo atau lambang
2.
Tanggal surat
·
Tanggal surat di ketik disebelah kanan
atas
·
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu
ditulis dengan menggunakan angka. Sebelum tanggal tidak diantumkan nama kota
dan daerah, karena sudah tercantum didalam kop surat. Nama bulan di tulis
dengan huruf secara lengkap.
3.
Nomor, lampiran dan perihal
a. Nomor Surat
Surat resmi selalu diberi nomor urut surat
yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna
untuk :
·
Memudahkan mengatur penyimpanan
·
Memudahkan mencarinya kembali
·
Mengetahui banyak surat yang keluar.
b. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada lampiran
dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.
c.
Perihal
Menunjukan isi atau inti surat secara
singkat. Perihal berisi topik sebuah
surat, seperti undangan atau permohonan dan edaran.
4.
Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat
merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat.
5.
Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat
pengirim surat. Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan “Dengan
Hormat”.
6.
Isi surat
Isi surat terbagi kedalam tiga bagian:
1.
paragraf pembuka;
2.
paragraf isi;
3.
paragraf penutup.
7.
Kalimat penutup
8.
Salam penutup
9.
Tanda tangan
10.
Nama jelas atau penulis surat.
E.
Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar
Surat yang
baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti
syarat-syarat,yaitu :
1. Tidak
mengandung makna ganda.
2. Antara
penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat
menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya
tersusun rapi dan berurutan
F. Bahasa yang
digunakan dalam surat.
1. Mengutamakan
sama derajat
2. Tegas
3. Mudah
dimengerti oleh pembaca
4. Menggunakan bahasa yang sopan
5. Jelas antara
penulisan dan makna
BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan
surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat
komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas
sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satupihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar
tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaiannegatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif
dalam organisasi.
B. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam
suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses
komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini
lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh
dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan
rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan
(Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
DAFTAR PUSTAKA
Ritonga,
Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya
apakah ada contoh?
BalasHapus